Assim como eu, você já deve ter se surpreendido com os elevados custos que algumas empresas têm ao publicarem seus balanços, não é mesmo? Pois bem, essa é uma dura realidade enfrentada por várias empresas, que por lei, obrigatoriamente, necessitam publicar suas demonstrações financeiras, comumente chamadas de “balanços”.
O fato é que esses elevados custos já são debatidos e questionáveis há algum tempo, porém ainda não se chegou a uma situação satisfatória quanto a redução de custos com publicações de balanços.
Você já deve ter se perguntado: Por que é tão caro publicar um balanço?
Você certamente notou que o custo da publicação no diário oficial normalmente é mais alto que o custo da publicação no jornal de grande circulação, certo? Principalmente em algumas regiões em que há mais de 3 opções de jornais de circulação. Então, a questão é que o diário oficial não tem concorrente e na maioria dos casos as empresas são obrigadas a publicar o balanço no diário oficial e outro jornal de grande circulação, de acordo com a sua sede.
Outro ponto a se destacar é que jornais impressos têm elevados custos de produção e pouca concorrência, tornando-se uma opção de publicidade cara, porém essencial para cumprir os aspectos legais de publicações obrigatórias.
Diante de toda essa situação, com a pressão cada vez maior das empresas serem mais eficientes na administração de seus custos, a pergunta é: qual o caminho para redução de custos com publicações de balanços?
Abaixo vou listar alguns pontos essenciais para redução de custos com publicações de balanços. São algumas dicas práticas e efetivas. Vamos começar?
Ter tempo é economizar dinheiro!
É essencial ter tempo hábil para realização da publicação. Você deve estar pensando em todos os imprevistos que surgem na entrega das demonstrações financeiras para publicação, acertei? É aquela informação que está faltando, é a auditoria que não finalizou o relatório, e por ai vai.
Então, quanto mais curto for o prazo para publicar o balanço mais você ficará dependente daquelas empresas que te atenderão no prazo, mesmo que não seja a melhor proposta, tanto em valor como em qualidade.
O ideal é você programar os prazos das publicações com antecedência. Utilize ferramentas gratuitas de agenda para receber lembretes e evitar deixar para última hora (cadastre-se aqui e receba gratuitamente lembretes para os prazos das publicações das S/A).
Realmente preciso publicar meu balanço?
É isso mesmo! Parece ser uma pergunta com a resposta óbvia, mas não custa verificar se tem alguma situação que dispensa a publicação do balanço, não acha? Vou citar o caso em que algumas S/As (sociedades anônimas) estão enquadradas, dispensando a publicação do balanço.
O inciso II do artigo 294 da lei 6.404/76 dispensa a publicação do balanço nos seguintes casos:
Art. 294. A companhia fechada que tiver menos de vinte acionistas, com patrimônio líquido inferior a R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais), poderá:
II – deixar de publicar os documentos de que trata o artigo 133, desde que sejam, por cópias autenticadas, arquivados no registro de comércio juntamente com a ata da assembleia que sobre eles deliberar.
Os documentos em que se refere o artigo 133 trata-se das demonstrações financeiras.
Viu como neste caso não reduziria os custos com publicações de balanços, na verdade não iria ter custo algum? Outro caso interessante de citar é ao qual algumas cooperativas têm a opção de elaborar informativos e distribuir aos seus associados, disponibilizar no site, enfim, não necessitam publicar o balanço.
Então, pesquise na internet sobre o assunto, converse com amigos da área e sempre revise a legislação, pois as leis estão em constante mudança.
Mais orçamentos, menos custos!
Agora que você já se organizou para ter tempo e verificou que realmente precisa publicar o balanço está na hora de enviar o balanço para aquelas pessoas que normalmente já publicam o balanço da empresa, correto?
Errado! Quanto mais orçamentos receber, menos vai gastar com a publicação, pode acreditar!
Nesta etapa é muito importante selecionar alguns fornecedores para encaminharem propostas para publicação do balanço. Peça indicação de amigos, pesquise na internet, enfim, monte uma lista com as opções de empresas que possa te atender.
Normalmente a maioria das empresas têm que publicar em algum diário oficial estadual ou diário da união e algum jornal de grande circulação da região. Quanto ao diário oficial e diário oficial união não tem alternativa, diferente dos jornais de grande circulação, onde normalmente tem mais opções. Nesta lista você deve incluir também agências especializadas em publicações obrigatórias.
Avalie muito bem os fornecedores antes de fechar. Verifique como foi o atendimento nos primeiros contatos, cumprimento de prazos do envio das propostas, peça que envie demonstrações de trabalhos anteriores e relação de clientes. Caso sinta alguma insegurança quanto ao profissionalismo do fornecedor, pense bem antes de contratá-lo para evitar transtornos.
Menor espaço é igual a menor custo!
Quanto menos espaço seu balanço ocupar nas páginas dos jornais mais você vai economizar.
A regra é simples. Os custos das publicações de balanços nos diários oficiais e jornais estão atrelados ao tamanho que o mesmo irá ocupar nas páginas. Então, veja o caso abaixo que ilustrei:
(inserir ilustração quadro de balanço patrimonial)
No caso acima o mesmo conteúdo com o mesmo tamanho de fonte está montado de duas formas diferentes. Porém, você reparou que o segundo caso ocupou xx% menos espaço que o primeiro?
Sabe o que isso significa? Que o segundo caso leva vantagem em relação ao primeiro em questão de otimização de custos.
xx% pode até não parecer muito, mas em alguns estados isso significa muito! Existem alguns diários oficiais em que o custo de cada centímetro da página passa de R$ 1.000 reais, é isso mesmo que eu disse, mais de R$ 1.000!
Imagine o que pode ser economizado num balanço onde existem vários quadros, notas explicativas, relatórios.
Uma montagem profissional do balanço será crucial para você economizar, lembrando que as normas dos diários oficiais deverão sempre serem obedecidas para evitar recusa do material no ato da publicação.
Nesta etapa você pode contar com empresas especializadas em publicações obrigatórias ou até mesmo com profissionais autônomos, mas não se esqueça de sempre avaliar o prestador de serviço antes mesmo do fechamento do serviço, logo nos primeiros contatos.